Menjawab Tantangan Beban Kerja dengan Pendekatan Cross-Referenced Data

Sebuah organisasi transportasi publik menjalankan analisis beban kerja menyeluruh sebagai dasar pengambilan keputusan SDM

• Dalam rangka menciptakan efektivitas kerja di seluruh unit, workload analysis dijalankan untuk memperoleh gambaran objektif tentang distribusi kerja aktual di seluruh level dan fungsi.
• Analisis ini diharapkan menjadi referensi utama dalam perencanaan kebutuhan SDM, desain organisasi, dan optimalisasi peran.

Beban kerja yang tidak merata sulit dikenali melalui struktur formal atau jumlah personel saja

• Rotasi jabatan, transformasi struktur organisasi, serta tingginya intensitas pekerjaan lintas fungsi berpotensi menciptakan ketidakseimbangan distribusi kerja.
• Tanpa data yang terukur, beban kerja yang berlebih atau kekurangan tidak mudah terdeteksi dan berisiko mengganggu kinerja unit maupun individu.

Bagaimana cara memetakan beban kerja secara komprehensif dan mengaitkannya dengan data strategis untuk pengambilan keputusan SDM yang akurat?

Workload Analysis dilakukan secara kuantitatif dengan pendekatan FTE dan cross-analysis berbasis data multidimensi, didukung teknologi Rize.Inc

Pendekatan workload analysis dilakukan secara sistematis dengan metode Full-Time Equivalent (FTE) untuk menghitung total beban kerja berdasarkan aktivitas aktual karyawan. Proses ini diperkuat dengan cross-analysis yang melibatkan:

• Pembobotan jenis pekerjaan (main task, meeting, ad hoc, dokumentasi)
• Data aktivitas harian diklasifikasikan berdasarkan kerangka PDCA,
• Join date dan masa kerja karyawan untuk memahami beban terhadap pengalaman,
• Hasil assessment kapabilitas untuk melihat keselarasan beban dengan kompetensi,
• Riwayat perubahan struktur organisasi selama periode kerja,

Hasil analisis memberikan insight strategis untuk menyeimbangkan beban kerja dan memperkuat manajemen SDM

• Sebanyak 74.8% karyawan berada dalam status overload hingga unreasonable, menunjukkan beban kerja tidak seimbang, terutama di level VP dan Manager.
• Rata-rata FTE tertinggi terdapat di unit Non-Core (1.53) dibandingkan Core (1.24), didorong oleh volume pekerjaan administratif dan kegiatan koordinasi yang padat.
• Aktivitas “Doing” mendominasi hingga 77.4%,sedangkan aktivitas “Planning” hanya 10%, termasuk di posisi strategis.
• Durasi rapat harian mencapai 30–40% waktu kerja, menyita waktu eksekusi dan berdampak pada akumulasi beban kerja.
• Karyawan dengan masa kerja di bawah 1 tahun mengalami beban kerja tinggi, menandakan kurangnya masa adaptasi.
• Perubahan organisasi tidak otomatis menurunkan beban kerja, bahkan posisi yang tidak berubah cenderung memiliki FTE lebih tinggi.
• Faktor struktural lebih mempengaruhi workload dibanding faktor individu, berdasarkan uji korelasi.
• Hasil WLA terintegrasi dalam dashboard RizeInc, memungkinkan monitoring dan pembaruan data secara berkala.

Ingin organisasi Anda lebih terstruktur, selaras, dan siap menghadapi tantangan pertumbuhan?

Jadwalkan sesi konsultasi awal bersama Better&Co.
Temukan solusi yang tepat untuk transformasi organisasi Anda.